Como melhorar a comunicação de uma prefeitura

Por Romeu Escanhoela* (@romeuescanhoela)

Melhorar a comunicação interna de uma prefeitura será o desafio de muitos prefeitos em 2021. Mas por onde começar? O que fazer? Aqui estão sete dicas para que o futuro prefeito tenha uma comunicação eficaz com a população em sua gestão.

Equipe – Ter uma equipe de comunicação na prefeitura, composta por profissionais com conhecimento na área, é fundamental para que o órgão se comunique bem com os veículos de comunicação e, principalmente, com o cidadão. Em uma equipe mínima, para uma cidade pequena (de até 50 mil habitantes), você precisará do coordenador de Comunicação (secretário); de um designer; de dois gestores de mídias sociais; e de dois assessores de imprensa. Acrescentaria um programador para fazer as manutenções necessárias no site da prefeitura, mas esse profissional pode ser de uma empresa de tecnologia terceirizada.

Equipe 2 / Integração – Aqui é o “pulo do gato” para a comunicação de uma administração municipal, que tenha no máximo 500 mil habitantes, ser um sucesso! O atendimento ao munícipe precisa ficar sob responsabilidade da Comunicação da prefeitura, isso inclui todas as equipes que fazem o atendimento telefônico e por e-mail para todas as secretarias e setores da administração municipal, pois só assim o prefeito poderá centralizar a gestão das demandas do município em uma só pessoa: o secretário de Comunicação, o qual, por sua vez, centralizará em um único software todas as demandas da cidade advindas por e-mail, telefone, mídias sociais da prefeitura etc.

Software de gestão – Não farei propaganda aqui de qualquer software, mas posso dizer que existem dezenas de bons CRM’s (Customer Relationship Management) para que o prefeito visualize todas as demandas dos munícipes administradas pela Secretaria de Comunicação. É preciso modernizar os processos e a maneira como as atividades são realizadas e reduzir o uso de papel.

Processos Digitais – Os munícipes precisam que seus pedidos sejam atendidos com agilidade, reduzindo também o volume de atendimentos que são realizados presencialmente, tornando o processo mais rápido para servidores públicos e, principalmente, para a população, pois evita o deslocamento até a prefeitura. Com essa medida, o impacto e a confiança da população junto à administração municipal é muito positiva.

Canais de Comunicação – Atualmente (estamos em agosto de 2020), uma prefeitura precisa ter, ao menos, os seguintes canais de comunicação: newsletter semanal, fanpage (Facebook), Instagram,  YouTube, WhatsApp e Telegram (canal fechado) para envio de notícias, informações relevantes e interação com o público em geral. O WhatsApp e o Messenger (Facebook) podem ter um bot (robô) para identificarem demandas dos munícipes e encaminhá-las para o(s) link(s) correto(s), como formulário no site da prefeitura para preenchimento de solicitações de determinadas demandas.

Veículos Externos – Os prefeitos não precisam ficar limitados a informar apenas aos jornais e revistas da cidade sobre o que acontece na prefeitura. O mundo hoje é digital e a comunicação precisa ser ampla. Jornalistas de sites de notícias regionais e nacionais precisam estar na base de contatos da Secretaria de Comunicação, já que com isso, releases enviados poderão ser emplacados nesses veículos e indexados no Google, que hoje é a base de pesquisa para milhares de pessoas.

Endomarketing – Para quem não está familiarizado com o termo, endomarketing é o conjunto de estratégias e ações de marketing institucional voltadas para o público interno (servidores). Sendo assim, os servidores municipais precisam receber informes diários sobre o que ocorre dentro de sua secretaria e dentro da prefeitura, com possibilidade de feedback de seu trabalho através de formulários de pesquisa. Entrevistá-los para uma newsletter, mandar uma mensagem de parabéns em seu aniversário e outras ações desse tipo, ajudam no encantamento dos servidores com a gestão. Lembre-se: servidores que fazem parte da gestão trabalham muito mais motivados!

 

*Romeu Escanhoela é cofundador da EscaEsco Comunicação. Formado em Comunicação Social, com habilitação em Jornalismo, pela Universidade Sant´Anna. Pós-graduação em Política e Relações Internacionais pela Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo. MBA em Gestão Estratégica de Negócios pela Esalq/USP. Membro do Lide Futuro. Formado pelo RenovaBR Cidades em 2019. Trabalha há 14 anos em campanhas eleitorais. Ministra palestras pelo Brasil sobre marketing político e marketing 4.0. Atualmente, também estuda soluções para que o Brasil possa enfrentar o déficit habitacional.

 

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